Impostazione di una lettera formale: quello che devi sapere

L’impostazione di una lettera formale è fondamentale per trasmettere un messaggio importante afferente la sfera accademica o professionale.

Nella società di oggi, basata sulla comunicazione snella sui social e le mail, la necessità di scrivere una lettera formale si pone meno spesso rispetto al passato. Tuttavia, in alcune occasioni è necessario presentare una lettera formale per ottenere informazioni, richiedere un programma accademico o un lavoro, sottoporre un reclamo o, semplicemente, esprimere la propria opinione in modo efficace e coerente.

Se ti stai chiedendo come si scrive una lettera, sei nel posto giusto: in questa guida dell’Università Niccolò Cusano di Bologna ti spiegheremo come impostare una lettera formale nel modo corretto, dalla struttura ai contenuti. Se sei pronto, iniziamo subito.

Ecco come scrivere una lettera formale

Nella vita di tutti i giorni, può capitare di dover trasmettere un messaggio a diverse personalità: ad esempio, potresti aver bisogno di scrivere una lettera formale al preside, ad un docente, al sindaco o al tuo datore di lavoro. Ecco una serie di consigli per l’impostazione di una lettera formale davvero efficace.

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Lettera formale: perché scriverla

Molto spesso ti sarà capitato di imbatterti nella scrittura di una lettera informale: si tratta essenzialmente di un messaggio destinato ad una persona che conosci e con cui hai un rapporto di amicizia o di parentela, ad esempio. Potresti aver scritto una lettera informale per accompagnare un regalo di laurea o dedicare un augurio per le festività.

La lettera formale, al contrario, è rivolta ad un altro tipo di pubblico: si tratta di uno strumento per comunicare con persone che non conosci e con cui non hai un rapporto di confidenza. A differenza della lettera informale, rivolta ad amici o parenti, quella formale è perfetta da rivolgere alla Pubblica Amministrazione, al Sindaco o ad un’Azienda.

Entriamo ora nel vivo della nostra guida e definiamo consigli e linee guida per l’impostazione di una lettera formale perfetta.

Come impostare una lettera: la struttura

Come saprai, per impostare una lettera dovrai tener conto di alcuni elementi che ne caratterizzano la struttura.

Ripercorriamo ora tutte le voci da considerare per redigere la tua lettera.

Intestazione

Se vuoi sapere come scrivere una lettera formale, iniziamo col dire che in questa tipologia di lettera devi inserire in apertura il mittente e il destinatario.

Il mittente si scrive in alto a sinistra. Se stai usando una carta intestata, non c’è bisogno che lo specifichi ulteriormente; in caso contrario, devi indicare il tuo nome e cognome.

Il destinatario, invece, va inserito più in basso, allineato a destra, sotto a luogo e data della missiva.

Per aprire la lettera, puoi utilizzare una formula come “alla cortese attenzione di” e inserire il destinatario.

Per indicare il destinatario nella lettera formale, devi utilizzare specifici appellativi. Nello specifico, questi possono essere:

• Gentile o Egregio, da utilizzare per le persone fisiche;
• Spettabile, abbreviato in Spett.le, utilizzato per Enti o Aziende;
• Dottoressa o Dottore, per rivolgerti a un laureato. L’abbreviazione di Dottoressa è Dott.ssa, mentre quella di Dottore è Dott. Nota bene: se devi rivolgerti ad un medico, l’abbreviazione corretta è Dr.

Per alcune categorie di persone, sono previsti particolari appellativi, come ad esempio: On (Onorevole), Sen. (Senatore), S.E. (Sua Eccellenza).

Oggetto

L’oggetto è un aspetto fondamentale dell’impostazione di una lettera formale. Questo deve essere semplice e chiaro e deve esplicare, in poche parole, il contenuto del messaggio.

In linea generale, per scrivere l’oggetto dovrai utilizzare una formula di questo tipo:

Oggetto: XYZ

Incipit

Un buon modo per aprire la tua lettera potrebbe essere sfruttare una formula di cortesia, per entrare subito nel vivo della questione e avvicinarti al destinatario. Queste formule possono essere, ad esempio:

• Come da accordi intercorsi in precedenza…;
• In base a quanto detto nel precedente scambio…;
• Con la presente si comunica che…;
• In relazione alla Sua/Vostra richiesta…

Corpo della lettera

Dopo le formule di apertura, continua a scrivere il tuo messaggio illustrando il nucleo centrale della lettera e le tue eventuali richieste.

Generalmente, il primo paragrafo dovrebbe essere breve e indicare lo scopo della lettera: fare un’inchiesta, lamentarsi, chiedere qualcosa.

Il paragrafo o i paragrafi nel mezzo della lettera dovrebbero contenere le informazioni più specifiche che hanno condotto alla scrittura della lettera. Ricorda di non essere troppo prolisso: concentrati sul messaggio in modo chiaro e logico e non perderti in dettagli poco utili. L’ultimo paragrafo di una lettera formale dovrebbe indicare quali azioni si aspettano che il destinatario prenda, come rimborsare, inviare informazioni o altro.

Ti consigliamo di adottare uno stile di scrittura chiaro e pulito, senza fare un eccessivo uso del “burocratese” e utilizzando sempre il Lei o il Voi.

Conclusione

Nell’impostazione di una lettera formale, la conclusione è un aspetto imprescindibile.

Per chiudere la lettera e congedare il destinatario, puoi scrivere delle frasi di commiato, che possono essere:

• La ringrazio per l’attenzione;
• Resto in attesa di un suo cortese riscontro;
• La ringrazio in anticipo per il tempo dedicatomi.

Firma e allegati

Per chiudere la lettera, inserisci la tua firma in basso a destra, ponendo prima il nome e poi il cognome. Se la lettera contiene allegati, specificalo alla fine della missiva in basso a sinistra.

Esempi di lettere formali

Per farti capire meglio come impostare la tua missiva, vediamo ora dei modelli di lettere formali già fatte rivolte a diverse tipologie di destinatario.

Iniziamo subito.

Lettera formale al Sindaco

Ecco un esempio di lettera formale al sindaco, ma la struttura è utilizzabile per scrivere anche missive diverse, come una lettera formale al preside:

OGGETTO: Verifica condizioni d’uso area di sosta di Via XYZ

Egregio Sig. Sindaco,

Le rivolgo questo messaggio per informarLa di una problematica relativa all’area di sosta di via XYZ. La seguente area, infatti, è puntualmente esposta ad un transito selvaggio di automezzi nelle ore notturne, che infastidisce i residenti del circondario. A tal fine, in qualità di Rappresentante del Quartiere XYZ, Le chiedo un gentile riscontro e una verifica delle condizioni d’uso dell’area, al fine di garantire la convivenza tra automobilisti e residenti. RingraziandoLa in anticipo del tempo dedicatomi, Le auguro un buon proseguimento di giornata.

Mario Rossi

Lettera commerciale

Vediamo ora un esempio di lettera commerciale, redatta da un’azienda che vende mobili:

G.le Dottor Bianchi,

La presente per segnalarLe che, in occasione del trentesimo anno di attività della nostra Azienda, Le abbiamo riservato un’offerta speciale sull’acquisto dei nostri prodotti: dal 15 settembre al 31 ottobre, potrà usufruire di uno sconto del 30% su tutti i mobili in catalogo.

In attesa di un Suo cortese riscontro, Le auguriamo un buon proseguimento di giornata.

Mobilificio Corona

3 consigli per una lettera perfetta

Chiudiamo questa guida dedicata all’impostazione di una lettera formale con 3 consigli utili per la stesura:

• Attenzione alla grammatica: la correzione delle bozze è  importante. Dopo aver scritto la lettera formale, controlla attentamente la grammatica e l’ortografia. Usa il correttore ortografico sul tuo computer e poi leggi la lettera ad alta voce, perché il correttore ortografico non cattura tutti gli errori;
• Controlla la forma e la presentazione della lettera: usa carta di buona qualità e una busta abbinata per la tua lettera formale. Assicurati che il destinatario sia indicato correttamente sul retro della busta;
• Sii conciso: indica lo scopo della tua lettera formale nel primo paragrafo e non allontanarti dal tema principale. Cerca di evitare il linguaggio troppo articolato o le parole lunghe. Mantieni la lettera breve e precisa per rendere la lettura semplice e agevole.